Administratief medewerker

12/02/2023

Beschrijving

Doel van de functie

Eerste aanspreekpunt voor deelnemers, sprekers en vormingenteam en verzorgen administratie en praktische zaken voor de vormingen en studiedagen die wij organiseren. Daarnaast bied je ondersteuning bij de loon- en personeelsadministratie voor een 50-tal medewerkers. Dit in samenwerking met het sociaal secretariaat. Je maakt deel uit van het team ondersteunende diensten.


Taakinhoud

De opdracht vertaalt zich in de volgende werkdomeinen:

  1. Administratie en ondersteuning van VAD-vormingen en studiedagen
  2. Kenbaar maken van ons aanbod via website, nieuwsbrief en andere relevante kanalen;
  3. Ondersteunen van het volledig administratieve proces en praktische zaken: van planning over opvolging inschrijvingen en aanwezigheden tot facturatie;
  4. Regelen locatie, vergelijken offertes, maken van praktische afspraken en coördinatie taakverdeling voor de jaarlijkse studiedag en andere vormingsevenementen;
  5. Rapportage, verzorgen administratieve verplichtingen van accreditering en Vlaams opleidingsverlof en opvolgen van subsidieregelingen en maatregelen gericht op vorming;
  6. Deelname aan stafvergaderingen en overleg met het vormingenteam.


2. Ondersteuning loon- en personeelsadministratie (25%)

  • Aanspreekpunt voor dagelijkse vragen van medewerkers binnen dit domein;
  • Voorbereiding en afwerking loon- en personeelsadministratie i.s.m. Acerta;
  • Invullen en aanvragen van allerhande sociale documenten;
  • Helpen bij implementatie van wijzigingen in CAO’s en sociale wetgeving.


Vereisten

  • Bachelor-diploma
  • Wij communiceren enkel in het Nederlands. Je beheerst deze taal prima, zowel op papier als mondeling;
  • Klantgericht en proactief. Tegelijkertijd flexibel omgaan met onverwachte gebeurtenissen (spreker ziek, treinstaking, etc.).
  • Microsoft Office goed onder de knie (draaitabellen, formules, mailmerge). Andere toepassingen zoals Access en WordPress schrikken je niet af.
  • Een eerste ervaring met loonadministratie en sociale wetgeving zijn een plus. Je deinst niet weg van het opvolgen van de arbeidswet en CAO’s. Bereid de nodige opleidingen te volgen;
  • Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
  • Nauwkeurig en oog voor detail;
  • Teamspeler.


Wij bieden

  • Een leuke job en toffe collega’s in een organisatie met een maatschappelijk relevant doel;
  • Een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur (80% bespreekbaar);
  • Verloning op basis van diploma en relevante werkervaring volgens paritair comité 331 GID, extra anciënniteitstoeslag na 3 jaar dienst;
  • Balans tussen privéleven en werk (flexibele werktijden, thuiswerk, 9 tot 45 extra dagen verlof boven op de wettelijke vakantiedagen):
  • Vernieuwd gebouw met ruime tuin op wandelafstand van het station Brussel-Noord;
  • Gratis woonwerkvervoer (openbaar vervoer) en/of fietsvergoeding;
  • Ruime ontwikkelings- en opleidingsmogelijkheden;


VAD is het Vlaams expertisecentrum Alcohol en andere Drugs. We zijn de partnerorganisatie van de Vlaamse overheid voor de preventie van gezondheidsschade door alcohol, illegale drugs, psychoactieve medicatie, gokken en gamen. VAD is ook de koepel van de Vlaamse organisaties die werken rond alcohol en andere drugs.

Eén van onze opdrachten bestaat erin om een gevarieerd aanbod van vormingen en opleidingen aan te bieden. Dit ter ondersteuning van het preventienetwerk en de hulpverlening met oog op verdere professionalisering van het werkveld actief binnen de verslavingszorg en -preventie.

Hoe solliciteren

Geïnteresseerd?

Mail motivatiebrief en cv zo snel mogelijk naar personeelsdienst@vad.be.

Voor meer informatie kan u terecht bij Steven Boute, verantwoordelijke personeel en ondersteunende diensten op 02 423 03 50