Wat je moet weten om deel te nemen aan een online vorming bij VAD

22/12/2020
Sinds COVID-19 zijn online vergaderingen en vormingen niet meer weg te denken uit ons werkleven. Ook de opleidingen van VAD gaan voorlopig allemaal online door via Zoom. Daarom bieden we deze stapsgewijze handleiding aan om je wegwijs te maken in Zoom-vormingen.

Voor je deelneemt aan de vorming

1.Installeer Zoom

Je kan deelnemen aan een Zoomvergadering met je tablet, laptop of gsm. Hoewel je gewoon in je webbrowser kan deelnemen, raden we je toch aan Zoom te installeren op je computer. Zo ben je verzekerd van een optimale werking.

Om Zoom te downloaden surf je naar https://zoom.us/download. Nadat de installatie voltooid is, krijg je onderstaand scherm te zien. Met de knop ‘Sign in’ kan je een account aanmaken. Met de knop ‘Join a Meeting’ kan je deelnemen aan een vergadering zonder dat je een account moet aanmaken.

2.Test op voorhand of alles werkt

Eens je Zoom geïnstalleerd hebt, kan je testen of alles goed werkt op jouw apparaat. Test dit best een aantal dagen voor de vorming uit. Om te testen, surf je naar https://zoom.us/test. Als je toegang krijgt tot de testvergadering dan werkt Zoom naar behoren op jouw computer. In de testvergadering kan je ook controleren of je beeld en geluid in orde zijn.

3.Zorg voor een rustige omgeving en een headset met microfoon

Zorg dat je tijdens de vorming in een rustige omgeving zit. Leg een headset met microfoon klaar. Zonder microfoon kunnen anderen je misschien niet goed verstaan. De koptelefoon is handig indien er toch achtergrondgeluid is of indien je niet alleen bent in de ruimte waar je de vorming volgt.

Richt de computer niet naar het venster, want dan zal je niet goed zichtbaar zijn omdat je donker afsteekt tegen het licht van het raam.

Deelnemen aan de vorming

1.Aanmelden bij de vorming

VAD zal je via e-mail een uitnodiging voor de Zoom-vorming bezorgen. Klik op de link in de e-mail, je komt dan bij onderstaand scherm uit. Als je daar in het dialoogvenster kiest voor ‘Zoom Meetings openen’, dan open je de vergadering in de Zoom-app op je computer.

Je zal gevraagd worden naar het wachtwoord om aan de meeting deel te nemen. Ook dat vind je terug in de mail die je van VAD kreeg. Als je voor het eerst deelneemt aan een Zoom-vorming, zal je ook je naam moeten invullen. Vul hier steeds je voornaam en familienaam in zo kunnen we de aanwezigheid voor een aanwezigheidsattest goed opvolgen..

Zoom kan je vragen om je video en geluid in te stellen. Klik dan op ‘Join with Video’ en ‘Join with Computer Audio’. Vervolgens klik je op ‘Join Meeting’.

Het kan zijn dat je in de wachtkamer van de vergadering terechtkomt. Laat dit scherm gewoon openstaan tot de organisator van de vorming je toegang geeft tot de Zoom-sessie.

2.Tijdens de vorming

Zet je microfoon uit als je niet aan het woord bent tijdens de vorming. Op onderstaand scherm zie je hoe je dat doet. We tonen ook nog enkele andere mogelijkheden die je hebt tijdens de vergadering: je scherm delen als de organisator je daar toestemming voor geeft, je video aan- en uitzetten, de lijst van deelnemers bekijken, het chatvenster openen en de vergadering verlaten.

Wil je een vraag stellen tijdens de vergadering? Dan kan je dat doen in het chatvenster of ‘steek je hand op’ via de ‘reactions’.

Volg je een webinar bij VAD? Tijdens een webinar heb je geen video en audio. Je ziet enkel de sprekers. Maar er is wel de mogelijkheid om te communiceren via de chat en de Q&A. Je krijgt dan als deelnemer onderstaande opties te zien.

Via de chat kan je technische vragen stellen zodat de essentie in de Q&A inhoudelijk blijft Je kan ook chatten met de host of andere deelnemers. Daarbij kan je selecteren wie je chatbericht te zien krijgt.

Met de functie ‘Raise hand’ kan je je hand opsteken als de host dit toelaat tijdens het webinar.

De Q&A geeft je de mogelijkheid om een vraag te stellen aan de spreker. Je vraag zal live of schriftelijk worden beantwoord.

3. Nog enkele extra tips

Niets zo vervelend als een online vergadering die blijft haperen. Zorg dus voor een stabiele internetverbinding. Een internetkabel gebruiken kan daar een grote rol in spelen.

Een online vorming volgen is behoorlijk intensief. Je zorgt dus best voor zo min mogelijk afleiding door andere programma’s, zoals je mailbox, te sluiten. Zorg ook zeker dat je alle andere beeldbelprogramma’s afsluit (vb. Skype, Microsoft Teams, Google Meet, …). Deze kunnen er anders voor zorgen dat je camera niet werkt tijdens de vorming.

Je kan zelf instellen hoe je de andere deelnemers ziet via ‘view options’ rechts bovenaan. Zo kan je ervoor kiezen enkel de spreker te zien met speaker view of ook alle andere deelnemers te zien met gallery view.

Merk je tijdens de vorming dat je naam en voornaam niet juist weergegeven worden? Je kan dit aanpassen door op ‘rename’ te klikken in de drie puntjes rechtsboven je eigen camerabeeld.