Coronaproof evenementen: creatief met beperkingen

03/11/2020
Net als vele anderen moet het project Safe ’n Sound zich in coronatijd heruitvinden. Met een infostand en schadebeperkende materialen op evenementen staan, was de voorbije periode onmogelijk. Safe ’n Sound ging na welke rol het kan spelen in deze nieuwe context. Als na de lockdown evenementen met beperkingen heropstarten, wat zijn dan de noden van bezoekers en organisatoren en hoe kan Safe ’n Sound daar binnen de coronamaatregelen op inspelen?

Om hierop een antwoord te vinden, bezocht Safe ’n Sound verschillende organisatoren om te bekijken hoe zij met de nieuwe situatie omgaan. De evenementensector heeft het door de coronacrisis al hard te verduren gekregen. De strenge maatregelen maakten het moeilijk om nog iets te organiseren. Een formule bedenken die coronaproof is, vraagt dan ook heel wat creativiteit. Veel organisatoren bleven in deze moeilijke tijden niet bij de pakken zitten, maar kwamen met vernieuwende ideeën.

Sinds begin juli mochten er onder vrij strikte voorwaarden opnieuw evenementen plaatsvinden. Iets organiseren kon met 200 mensen binnen of met 400 mensen buiten. Daarbovenop kwamen natuurlijk nog een heel aantal extra regels, in het belang van de gezondheid van de bezoekers. Het dragen van een mondmasker bleef vaak verplicht. De anderhalve meter tussen mensen uit verschillende bubbels was een vereiste. Elke bezoeker moest zich registreren om contact tracing mogelijk te maken.

Draaiboeken en protocollen

Voor elk evenement wordt dus best een draaiboek en protocollenboek opgemaakt in deze tijd. In samenspraak met de overheid heeft de evenementensector dan ook een COVID event RISK Model uitgewerkt. Organisatoren houden hier dus best al rekening mee zodra ze aan de voorbereiding van hun evenement beginnen. Om dat goed te kunnen doen wordt dan ook aangeraden een draaiboek op te maken voor je specifieke evenement. Vanuit verschillende hoeken zijn enthousiastelingen hiermee aan de slag gegaan. Er werden draaiboeken opgemaakt voor de jeugdsector, voor muziekevenementen, voor specifieke horecafaciliteiten, … Aan enthousiasme om te roeien met de riemen die we hebben is er gelukkig geen gebrek.

Er kwamen enkele mooie initiatieven tot stand die ervoor zorgden dat we samen, op anderhalve meter van elkaar, opnieuw van cultuur konden genieten. Zo ontstonden er enkele ‘coronaproof evenementconcepten’.

Dansen met bubbels

Sommige dansevenementen kozen ervoor om op de bubbels in te pikken. Ze richtten hun dansruimte zo in dat men er per bubbel kon dansen, met anderhalve meter tussen de verschillende bubbels in. Wanneer je op het evenement arriveerde werd je naar je bubbel begeleid, waar je de hele tijd veilig kon dansen met je vrienden. Bediening werd voorzien, vaak via bestelling met een QR code aan je tafel of dansruimte. Je mocht je bubbel enkel verlaten met mondmasker om naar het toilet te gaan.

Bij sommige evenementen werd er gekozen voor een fysieke afbakening van deze zones, bij andere rekende men op het gezond verstand van de bezoekers om rond hun tafel te blijven. Security werd ingezet om hier extra op toe te zien. Er werd ook streng op toegezien dat je arriveerde met je volledige bubbel. Pas als je volledige bubbel er was, werd je naar je tafel begeleid en eenmaal je het evenement verliet mocht je niet opnieuw binnen. Die maatregelen maakten het voor Safe ’n Sound onmogelijk om interventies te organiseren die voldeden aan de voorwaarden.

Aangezien de aandacht van feestvierders voor de regels gemiddeld na zo’n zes uur begint af te zwakken, werkten de organisatoren met shiften of een maximumduur van evenementen van 6 uur. Deze coronaproof evenementen werden al snel omgedoopt tot ‘bubbelparties’.

Andere organisatoren verlegden hun focus van muziek naar kennisoverdracht. Ze organiseerden een soort congres, waarbij de muziek een zij-activiteit werd. Het zogenaamde ‘congrestival’ was geboren. Aangezien een ‘congres’ veel gemakkelijker coronaproof te organiseren valt dan een concert, gingen organisatoren de culturele delen rond het congres bouwen: een lezing stond dan centraal, een streepje muziek dat te maken had met de lezing volgde erna. Er kon gemakkelijk een veilige afstand tussen de bezoekers bewaard worden, al had men soms wel een vrij grote ruimte nodig om deze afstanden te kunnen respecteren.

Een festival in virtual reality

Plaatsgebrek bleek al vaak een probleem te worden bij het organiseren van een coronaproof evenement. Een organisator moet ook uit de kosten geraken natuurlijk, en meer plaats betekent meestal meer kosten. Ook het aantal bezoekers bleef zeer gelimiteerd, en dus werden tickets vaak duurder. Enkel grotere organisaties of instanties konden het zich veroorloven een gratis evenement aan te bieden. Zo organiseerden sommige steden zittende concerten, kwamen artiesten vaak gratis optreden of werd er met verschillende shiften gewerkt, zodat er meer publiek kon passeren op één dag.

Een andere oplossing voor dit plaatsgebrek was echter het deels online gaan met een evenement. Virtuele evenementen en livestreams schoten als paddenstoelen uit de grond. In een tijd waar we al zoveel tijd achter ons scherm doorbrengen, werden veel mensen de livestreams echter al snel beu. Daarom probeerden artiesten en organisatoren het interessant te houden door online en offline te combineren. Een deel kan ter plaatse meevolgen, een ander deel volgt online mee. Er wordt ook een andere prijs gehanteerd voor mensen die online volgen, waardoor er ineens heel goedkope evenementervaringen mogelijk waren. Sommige festivals maakten zelfs een volledig virtueel evenement aan, waar je met een virtualrealitybril naartoe kan gaan… vanuit je eigen woonkamer dan natuurlijk.

Ondanks de creatieve manieren van uitgaan was het voor Safe ’n Sound niet gemakkelijk om toegang te vinden tot het publiek. Op basis van de gesprekken met organisatoren en vrijwilligers proberen we in de toekomst verder na te denken hoe we het publiek toch nog kunnen bereiken en risicobeperkende informatie en materialen kunnen voorzien die de gezondheidrisico’s tijdens deze coronaproof evenementen kunnen beperken.

Binnenkort verschijnen de interviews met organisatoren en/of vrijwilligers op het YouTubekanaal en op onze PodBean account. Volg ons op Facebook of TikTok, waar we teasers en aankondigingen zullen doen van deze afleveringen! Verder hoopt Safe ’n Sound snel weer van start te gaan met een aanpak die de noden van organisatoren en bezoekers in coronatijd kan vervullen.

Jolien Noppe
Veldwerker Safe 'n Sound